titre: Operations
maj: 2026-04-13

Operations

Calendrier hebdomadaire — clients livres par jour

Lundi — 11 clients

• ACM Montolivet
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Gémenos
• Saint-Maximin
• École des Mines

Mardi — 13 clients

• ACM Grande Bastide
• Bandol
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Domaserv
• Gémenos
• Jardins Arcadie Arena
• Jardins Arcadie CSL
• Pando
• Saint-Maximin
• École des Mines

Mercredi — 9 clients

• ACM Barasse
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• Gémenos
• École des Mines
• + tous les ACM (mercredi = jour ACM)

Jeudi — 9 clients

• ACM Jas de Cazaulx
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Gémenos
• Pando
• Saint-Maximin
• École des Mines

Vendredi — 15 clients

• ACM Rosière
• Bandol
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• CCAS Sorgues Ronquet
• Domaserv
• Gémenos
• Jardins Arcadie Arena
• Jardins Arcadie CSL
• Saint-Maximin
• École des Mines

Samedi — 2 clients

• ACM Saint-Marcel
• Gémenos

Notes :
- ACM = mercredi + vacances scolaires
- Armée du Salut (8 sites) = production Basil, pick-up par l'AdS (pas de livraison Basil)
- CIAS VDG Exc = pas livré par Basil
- Gémenos = seul client livré le samedi (+ ACM Saint-Marcel)
- CCAS Sorgues Ronquet = livré uniquement le vendredi

Chaine de production quotidienne

1. J-2 — Production en cuisine (liaison froide)
2. J-1 15h-16h — Impression des BL depuis MISO
3. J-1 après-midi — Préparation des commandes, emballage, identification caisses par marché
4. J 5h00 — Arrivée livreurs, contrôle température frigo (0-4°C), chargement
5. J 5h30 — Départ des tournées (aucun livreur ne part sans cargaison complète)
6. J 6h-13h — Livraisons (porte-à-porte pour le portage, point A pour Istres/Allauch/Sorgues/Domaserv)
7. J 13h — Retour, debrief livreurs, comptage casse, remontée incidents Slack #log

Préparation — quel jour prépare quoi

Le vendredi est le jour le plus chargé en préparation (samedi + lundi + parfois mardi).

14 Non-Négociables

1. Chaîne du froid 0-3°C toujours respectée
2. BL imprimés depuis MISO entre 15h-16h la veille
3. Transfert responsabilité cuisine → prep signé (feuille de dressage)
4. Chaque livreur vérifie son chargement avant départ
5. Sac pilote (sac temoin depose au CCAS a chaque livraison, contient les repas des jours suivants) + 2-3 sacs secours par livreur (pour pallier les imprevus : produit manquant, sac abime)
6. Badgeage Combo obligatoire (arrivée + départ, sous la caméra)
7. Fleet : terminer chaque tâche + commentaires
8. BL signés par le client (2 exemplaires marchés par régime)
9. Gilet obligatoire pendant livraisons
10. 1 marché = 1 livreur attitré
11. Véhicules contrôlés 2x/semaine
12. Casse comptée par marché chaque jour
13. Aucun sac ne doit traîner dans les frigos
14. Manager présent ouverture (5h) ET fermeture (16h-17h)

Pauses : une pause de 30 minutes est automatiquement ajoutee quand un employe fait plus de 6h de travail.
Les livreurs debadgent au depart en pause et rebadgent au retour. Apres la tournee, les livreurs doivent
rentrer et debadger dans les 30 minutes (tolerance max). Interdit de trainer sur place apres sa tournee.

Spécificités par client

Les 4 typologies d'activite

1. Basil au Bureau (basil.fr) — ~10-15% du CA

• Site : basil.fr
• Clients entreprise commandent en ligne, livraison le jour meme
• Commande possible jusqu'a 10h-10h30
• Environ 12 personnes dans l'equipe prep/livraison (Marseille)

2. Frigos Connectes — episodique

• Frigos installes chez les clients (appels d'offres gagnes, corners)
• Reapprovisionnement minimum 1x/semaine, idealement vendredi apres-midi
• Si alerte de stock → recharger immediatement
• Romain (Montpellier) suit les stocks en temps reel via le back-office
• Hygiene : nettoyage avec sprays antibacteriens, zero DLC depassee

3. Basil pour nos Aines — ~60-65% du CA

• Marches publics avec les CCAS (centres communaux d'action sociale)
• Contrats de 1 a 4 ans via appels d'offres publics
• Marche = contrat avec la collectivite, beneficiaire = le convive (la personne agee)

Deux types de livraison seniors :

Menus seniors :
- Valides 2 mois a l'avance par Damien + Eissya avec le client (commission de menu)
- Distribues 1,5 mois a l'avance aux convives
- En general les convives n'ont pas le choix du menu
- Exception : Saint-Maximin et Aix-en-Provence → choix entre 2 menus (A ou B)
- Les livreurs distribuent les menus, laissent le temps de cocher, et les recuperent pour Eissya

4. Basil & Co (divers)

• Armee du Salut : preparation Basil, pick-up tous les matins a 8h (lundi a samedi), 7-8 sous-marches
• ACM (centres de loisirs) : mercredis + vacances scolaires
• Ecoles : ENSM, Ecole des Mines, Creche de Pepin (2 points de livraison)
• Evenements : episodiques (ex: Delta Festival chaque annee)
• Pando : marque interne BtoC, ~30 abonnes individuels

Tournees — livreur attitré par marche

Regle : 1 marche = 1 livreur attitré (sauf Aix qui a 3 livreurs). Un livreur peut cumuler plusieurs marches.
Gemenos (G9) est le seul marche avec livraison quotidienne (20 repas, 6h30).

Casse et comptabilisation

• Comptabiliser quotidiennement la casse par recette
• Transmettre les donnees a Eissya pour ajuster les previsions d'achat
• Barquettes thermoscellees (basil.fr + frigos connectes) = DLC plus longue que les barquettes classiques
• Compter toutes les barquettes dont la DLC est depassee → communiquer a Eissya

Commandes clients

• Clients seniors commandent en general 1 semaine a l'avance
• Basil.fr (bureau) : commande jusqu'a 10h30 pour livraison le jour meme
• Commandes bloquees 72h a l'avance sur basil.fr
• Modification possible jusqu'a 12h avant par email

Objectifs et indicateurs