titre: Operations
maj: 2026-04-13

Operations

Calendrier hebdomadaire — clients livres par jour

Lundi — 11 clients

• ACM Montolivet
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Gémenos
• Saint-Maximin
• École des Mines

Mardi — 13 clients

• ACM Grande Bastide
• Bandol
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Domaserv
• Gémenos
• Jardins Arcadie Arena
• Jardins Arcadie CSL
• Pando
• Saint-Maximin
• École des Mines

Mercredi — 9 clients

• ACM Barasse
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• Gémenos
• École des Mines
• + tous les ACM (mercredi = jour ACM)

Jeudi — 9 clients

• ACM Jas de Cazaulx
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Sorgues
• CIAS Vallée du Gapeau
• Gémenos
• Pando
• Saint-Maximin
• École des Mines

Vendredi — 15 clients

• ACM Rosière
• Bandol
• CCAS Aix
• CCAS Allauch
• CCAS Istres
• CCAS La Crau
• CCAS Les Pennes
• CCAS Sorgues
• CCAS Sorgues Ronquet
• Domaserv
• Gémenos
• Jardins Arcadie Arena
• Jardins Arcadie CSL
• Saint-Maximin
• École des Mines

Samedi — 2 clients

• ACM Saint-Marcel
• Gémenos

Notes :
- ACM = mercredi + vacances scolaires
- Armée du Salut (8 sites) = production Basil, pick-up par l'AdS (pas de livraison Basil)
- CIAS VDG Exc = pas livré par Basil
- Gémenos = seul client livré le samedi (+ ACM Saint-Marcel)
- CCAS Sorgues Ronquet = livré uniquement le vendredi

Chaine de production quotidienne

1. J-2 — Production en cuisine (liaison froide)
2. J-1 15h-16h — Impression des BL depuis MISO
3. J-1 après-midi — Préparation des commandes, emballage, identification caisses par marché
4. J 5h00 — Arrivée livreurs, contrôle température frigo (0-4°C), chargement
5. J 5h30 — Départ des tournées (aucun livreur ne part sans cargaison complète)
6. J 6h-13h — Livraisons (porte-à-porte pour le portage, point A pour Istres/Allauch/Sorgues/Domaserv)
7. J 13h — Retour, debrief livreurs, comptage casse, remontée incidents Slack #log

Préparation — quel jour prépare quoi

Le vendredi est le jour le plus chargé en préparation (samedi + lundi + parfois mardi).

14 Non-Négociables

1. Chaîne du froid 0-3°C toujours respectée
2. BL imprimés depuis MISO entre 15h-16h la veille
3. Transfert responsabilité cuisine → prep signé (feuille de dressage)
4. Chaque livreur vérifie son chargement avant départ
5. Sac pilote (sac temoin depose au CCAS a chaque livraison, contient les repas des jours suivants) + 2-3 sacs secours par livreur (pour pallier les imprevus : produit manquant, sac abime)
6. Badgeage Combo obligatoire (arrivée + départ, sous la caméra)
7. Fleet : terminer chaque tâche + commentaires
8. BL signés par le client (2 exemplaires marchés par régime)
9. Gilet obligatoire pendant livraisons
10. 1 marché = 1 livreur attitré
11. Véhicules contrôlés 2x/semaine
12. Casse comptée par marché chaque jour
13. Aucun sac ne doit traîner dans les frigos
14. Manager présent ouverture (5h) ET fermeture (16h-17h)

Pauses : une pause de 30 minutes est automatiquement ajoutee quand un employe fait plus de 6h de travail.
Les livreurs debadgent au depart en pause et rebadgent au retour. Apres la tournee, les livreurs doivent
rentrer et debadger dans les 30 minutes (tolerance max). Interdit de trainer sur place apres sa tournee.

Spécificités par client

Les 4 typologies d'activite

1. Basil au Bureau (basil.fr) — ~10-15% du CA

• Site : basil.fr
• Clients entreprise commandent en ligne, livraison le jour meme
• Commande possible jusqu'a 10h-10h30
• Environ 12 personnes dans l'equipe prep/livraison (Marseille)

2. Frigos Connectes — episodique

• Frigos installes chez les clients (appels d'offres gagnes, corners)
• Reapprovisionnement minimum 1x/semaine, idealement vendredi apres-midi
• Si alerte de stock → recharger immediatement
• Romain (Montpellier) suit les stocks en temps reel via le back-office
• Hygiene : nettoyage avec sprays antibacteriens, zero DLC depassee

3. Basil pour nos Aines — ~60-65% du CA

• Marches publics avec les CCAS (centres communaux d'action sociale)
• Contrats de 1 a 4 ans via appels d'offres publics
• Marche = contrat avec la collectivite, beneficiaire = le convive (la personne agee)

Deux types de livraison seniors :

Menus seniors :
- Valides 2 mois a l'avance par Damien + Eissya avec le client (commission de menu)
- Distribues 1,5 mois a l'avance aux convives
- En general les convives n'ont pas le choix du menu
- Exception : Saint-Maximin et Aix-en-Provence → choix entre 2 menus (A ou B)
- Les livreurs distribuent les menus, laissent le temps de cocher, et les recuperent pour Eissya

4. Basil & Co (divers)

• Armee du Salut : preparation Basil, pick-up tous les matins a 8h (lundi a samedi), 7-8 sous-marches
• ACM (centres de loisirs) : mercredis + vacances scolaires
• Ecoles : ENSM, Ecole des Mines, Creche de Pepin (2 points de livraison)
• Evenements : episodiques (ex: Delta Festival chaque annee)
• Pando : marque interne BtoC, ~30 abonnes individuels

Tournees — livreur attitré par marche

Regle : 1 marche = 1 livreur attitré (sauf Aix qui a 3 livreurs). Un livreur peut cumuler plusieurs marches.
Gemenos (G9) est le seul marche avec livraison quotidienne (20 repas, 6h30).

Casse et comptabilisation

• Comptabiliser quotidiennement la casse par recette
• Transmettre les donnees a Eissya pour ajuster les previsions d'achat
• Barquettes thermoscellees (basil.fr + frigos connectes) = DLC plus longue que les barquettes classiques
• Compter toutes les barquettes dont la DLC est depassee → communiquer a Eissya

Commandes clients

• Clients seniors commandent en general 1 semaine a l'avance
• Basil.fr (bureau) : commande jusqu'a 10h30 pour livraison le jour meme
• Commandes bloquees 72h a l'avance sur basil.fr
• Modification possible jusqu'a 12h avant par email

Objectifs et indicateurs

RÈGLE ABSOLUE : préparation la veille

Toute la préparation de commande doit être faite la VEILLE de la livraison.
Pas le matin même. AUCUNE exception.

Pourquoi cette règle ?

• Historiquement l'équipe prépare "en just in time" le matin → trop de manquements, d'erreurs, de substitutions
• Les ACM sont un exemple récent : préparation le matin même → gastros avec étiquettes collées, produits manquants, information mal transmise
• La préparation le matin ne nous laisse pas le temps de corriger les erreurs avant la livraison

Comment ça doit se passer

1. J-1 après-midi : l'équipe de Karim prépare tout pour J
2. J-1 fin de journée : Laurent / Charlotte contrôle tous les chargements
3. J-1 soir : on ferme la chambre réfrigérée en se disant "tout est prêt pour demain"
4. J matin : les livreurs arrivent, vérifient leur BL vs chargement, partent

Si Karim/équipe ne préparent pas la veille

• Laurent : c'est ton rôle d'imposer cette règle à Karim et à l'équipe
• Si c'est récurrent → créer une incidence dans le tableau des incidences
• Si ça continue → resserrer la vis ensemble (Laurent + Guney)
• Sanctions individuelles possibles si non-respect continuel

Le transfert de responsabilité

• Si Laurent n'a pas ses commandes préparées la veille → il ne peut pas contrôler → c'est à lui de signaler et créer une incidence
• Si le jour J il manque un produit à la livraison → la faute incombe à la logistique (pas vérifié la veille)
• Même logique cuisine → prep → log

RÈGLE ABSOLUE : interdiction des substitutions

Si le BL indique "Kiri", on livre du Kiri. Pas un autre fromage.
Les substitutions ne doivent jamais arriver en préparation de commande.

Si on n'a pas le produit

1. Enquêter : pourquoi on n'a pas le stock ?
2. Check avec Sandrine : stocks reçus ? manquement réception ?
3. Check avec Damien (achats) : commande passée ? oubli ?
4. Si DLC courte qu'on veut écouler → informer en amont, corriger le BL
5. Jamais remplacer silencieusement un produit

Pourquoi c'est critique

• Le BL est notre juge de paix avec le client
• Une substitution silencieuse = tromperie
• Si le client râle → on ne peut pas se défendre
• C'est une mauvaise habitude de l'équipe prep commande à éradiquer

Le triple comptage obligatoire

Trois niveaux de vérification pour qu'aucun manquement ne passe :

Si on arrive chez le client et qu'il manque quelque chose → les 3 personnes ont mal compté.
C'est inacceptable.

Cas particulier Istres

À Istres, 3 livreurs arrivent d'un coup autour du camion → impossible de compter.
Solution : le livreur Basil doit imposer de compter AVEC eux, pas laisser récupérer.
Si manquement annoncé → recompter ensemble avant de signer les BL.
Toujours faire signer les 2 exemplaires du BL après comptage — après signature, plus notre responsabilité.

Règle chargement - responsabilité livreur

Si un livreur part sans avoir vérifié son chargement avec le BL, il est
responsable d'aller relivrer les produits manquants constatés pendant sa tournée.

Pourquoi

• Le BL est le juge de paix
• Le triple comptage (prep / Charlotte / livreur) doit être effectif
• Un manquant découvert en tournée = travail non fait en amont
• Le livreur qui n'a pas vérifié au départ assume la correction

Processus

1. Manquant constaté en tournée → le livreur contacte Karim/Charlotte sur #log
2. Retour au dépôt, prise du produit manquant
3. Le livreur retourne chez le convive/client pour relivrer
4. Incidence créée dans le tableau des incidences

Si répétitif

• Avertissement écrit puis sanctions (voir règles non-négociables)