titre: Les outils Basil
maj: 2026-04-12

Les outils Basil

1. MISO — Gestion des commandes clients

• URL : bpna.basil.fr
• Qui l'utilise : Eissya (commandes), Logistique (BL, tournées), Production (menus)
• C'est quoi : Le coeur du système. MISO gère toutes les commandes clients, les convives, les menus, les bons de livraison et les tournées.

Ce qu'on fait dans MISO au quotidien

• Eissya : réception et saisie des commandes, gestion des absences convives, relances clients
• Logistique : impression des BL la veille entre 15h et 16h, vérification des tournées
• Production : consultation des menus, volumes à produire
• Administration : création/modification des convives, mise à jour des organisations

Règles MISO

• Les BL doivent être imprimés la veille entre 15h et 16h — jamais le matin même
• Toute modification de commande après 15h → prévenir la logistique sur Slack #log
• Chaque convive a une fiche avec ses régimes, allergies, jours de livraison

2. TONKA — Production et fiches techniques

• Qui l'utilise : Thomas (production), Damien (menus/achats), Hector (coûts)
• C'est quoi : L'outil de gestion de la production — mercuriales (prix fournisseurs), fiches techniques (recettes), menus, coûts matières.

Ce qu'on fait dans Tonka

• Création et mise à jour des fiches techniques (recettes avec grammages, coûts)
• Calcul des coûts matières par recette et par menu
• Export des mercuriales pour les commandes fournisseurs
• Planification des menus sur 3 mois

3. BASIL.FR — Commandes Bureau

• URL : basil.fr
• Qui l'utilise : Clients entreprise (BtoB), Eissya, Logistique
• C'est quoi : Le site de commande pour les clients Bureau (sandwichs, salades, plats). Les commandes arrivent et sont traitées dans MISO.

4. FC (basil.fr/fc) — Frigos Connectés

• URL : basil.fr/fc
• Qui l'utilise : Smain (gestion FC), Logistique
• C'est quoi : Gestion des frigos connectés installés en entreprise. Suivi des stocks, DLC, réapprovisionnement.

5. FLEET — Suivi des tournées de livraison

• URL : fleet.basil.fr
• App mobile : Fleet (installée sur les téléphones des livreurs)
• Qui l'utilise : Livreurs (app Fleet), Karim/Smain/Charlotte (suivi bureau)
• C'est quoi : Suivi GPS en temps réel des tournées de livraison.

Règles Fleet

• Chaque livreur active sa tâche AVANT de commencer une livraison
• Chaque livreur termine sa tâche avec un commentaire (pas juste "en cours")
• Le responsable logistique suit les tournées en temps réel depuis le bureau
• En cas de retard > 15 min → signaler sur Slack #log

6. SLACK — Communication interne

• C'est quoi : L'outil de communication principal de Basil. Toutes les informations opérationnelles passent par Slack.

Chaînes principales

Comment on utilise Slack chez Basil

• Reporting logistique : posté à 13h00 chaque jour sur #log par le responsable logistique
• Incidents : tout incident terrain doit être signalé immédiatement sur #log (retard, manque, casse, panne)
• SAV : les réclamations clients sont traitées canal par canal (#sav-[client]), Eissya coordonne, Sébastien escalade
• Chaîne SAV : client signale → Eissya enregistre → Sébastien escalade si besoin → résolution + retour client
• Chaîne litiges : litige fournisseur/livraison → signalement #log → Karim/Smain traitent → remontée Damien/Guney si > 500€
• Chaîne RH logistique : absence → signalement Combo + Slack #log → Karim réorganise les tournées → Annelyse MAJ Combo

Règle absolue Slack

Conversation Slack = zéro à la fin de chaque journée. Tout message doit être lu et traité dans la journée. Idem pour les mails.

7. COMBO — Pointage et gestion RH

• URL : app.combohr.com
• Qui l'utilise : Toute l'équipe (badgeage), Annelyse (RH), Karim (plannings)
• C'est quoi : Gestion des temps, pointage, absences, congés, plannings.

Règles Combo

• Badger à l'arrivée et au départ, tous les jours sans exception
• Les demandes de congés passent par Combo → validation Annelyse
• MAJ quotidienne obligatoire par le responsable logistique
• Objectif : compteurs d'heures à zéro fin mai

8. ODOO — ERP Finance et Achats

• Qui l'utilise : Hector (finance), Damien (achats)
• C'est quoi : ERP pour la comptabilité, la gestion des achats, les stocks, la facturation.

9. AIRCALL — Téléphonie

• Qui l'utilise : Service client, Direction
• C'est quoi : Standard téléphonique pour les appels clients et fournisseurs.
• Note : pas obligatoire pour tous les postes

10. PAYFIT — Paie

• URL : payfit.com
• Qui l'utilise : Annelyse (RH), Direction
• C'est quoi : Gestion de la paie, fiches de paie, déclarations sociales.
• ~37 salariés actifs

11. TRAQFOOD — Hygiène et traçabilité

• Qui l'utilise : Équipe cuisine (Thomas, Giovanni, William)
• C'est quoi : Relevés de températures, plans de nettoyage, traçabilité alimentaire, conformité HACCP.

Fleet — détail utilisation (règles strictes)

Fonctionnement de l'app mobile

1. Liste des tâches dans l'ordre de tournée
2. 1 tâche = 1 livraison = 1 convive
3. À chaque point : cliquer sur l'adresse → GPS s'active → livrer → terminer la tâche
4. Terminer la tâche obligatoire avec commentaire (pas juste "en cours")
5. Si livraison non effectuée → annuler la tâche (ne pas juste passer à la suivante)
6. Le livreur passe à la tâche suivante

Pourquoi c'est obligatoire

• En cas d'appel CCS ("monsieur n'a pas reçu") → Laurent/Charlotte peut suivre en temps réel
• Les tâches terminées permettent de dire "livraison dans 3 convives, patience"
• Objectif futur : intégrer Fleet dans MISO pour que les clients voient leur tournée en mode Uber
• Règle : Fleet obligatoire pour TOUS les livreurs, même les anciens qui "savent livrer"

Rangs dans les tournées

• Chaque convive a un rang dans la tournée (ex: 172e à Aix)
• Rangs non consécutifs à cause des arrêts/décès/nouveaux
• Pour modifier un rang :
  1. Aller dans MISO → Livraison → Exporter → Tâches de livraison (Excel)
  2. Modifier le rang dans le fichier
  3. L'info remonte pour les prochaines tournées (pas à refaire à chaque fois)

Notes de livraison

• Chaque convive a une note (ex: "sonner fort", "laisser devant porte")
• Les notes sur MISO remontent directement dans Fleet
• Si tu modifies une note sur MISO → prochaine tournée le livreur l'a

MISO — exports utiles au quotidien

Export Production (pour Sandrine / Thomas)

1. MISO → Livraison → Exporter
2. Section Production
3. Choisir la plage de dates de CONSOMMATION (pas livraison)
4. Cocher les marchés
5. Télécharger Excel → 2 onglets (détails + total)

Export BL (pour la préparation)

1. MISO → Livraison → Exporter
2. Section Bons de livraison
3. Plage de dates de LIVRAISON
4. Excel avec tous les BL du jour

Export Tâches Livraison (pour Fleet / ordre tournées)

1. MISO → Livraison → Exporter
2. Section Tâches de livraison
3. Choisir un jour + une tournée
4. Excel avec ordre + rangs → modifier si besoin → importer

Récap : qui utilise quoi

Fleet — règles spéciales livreurs

Tournées pas dans le bon ordre

Si un livreur remarque que les tâches sur Fleet ne sont pas dans le bon ordre
(un convive qui devrait être plus tôt ou plus tard) :
→ Il signale à Charlotte, qui met à jour la tournée dans MISO.
→ Les modifications de rang s'appliquent pour les prochaines tournées.

Fleet reste actif jusqu'au retour

Fleet doit être actif de la première livraison jusqu'au retour aux locaux.
Pas d'extinction après la dernière livraison. Le retour fait aussi partie du suivi.

Notes de livraison

• Les notes MISO (ex: "sonner fort") remontent automatiquement dans Fleet
• Si Karim/Charlotte modifient une note → elle apparaît à la prochaine tournée

Slack pour livreurs — 1 chaine par marche

Les livreurs ont une chaine Slack par marché qu'ils livrent (ex: #ccas-aix,
#la-crau, #sorgues…). C'est là que passent les infos opérationnelles du marché.

Les autres canaux (#log, #general, #menu-miso, #sav-*, #chargement-dechargement)
sont pour les managers, pas pour les livreurs.

Règle

• Le livreur suit uniquement les canaux de ses marchés attitrés
• Pas de WhatsApp en interne — sauf Armée du Salut (partenaire externe)